Poskrbite za učinkovit delovni prostor

Delovni kotiček mora biti primerno opremljen in odlično organiziran. S pravim sistemom organizacije boste namreč olajšali svoj delovni proces. V vodiču, ki je pred vami, vas čaka nekaj nasvetov, kako bolje organizirati vaš delovni kotiček.

Delovni kotiček oz. domača pisarna ni le prostor, je pravzaprav sistem. Kaj s tem mislimo? Vaš delovni kotiček je lahko še tako velik, če ne bo sistematiziran in dobro organiziran, se v njem ne boste znašli. To bo podaljšalo vaš delovni proces in vam verjetno pobralo tudi precej živcev.

Kako ergonomično zasnovati (domačo) pisarno smo že pisali, zato vas vabimo, da raziščete možnosti za najboljšo ergonomijo tam. Prav tako smo vam že natrosili nekaj namigov, kako ustvariti svojo sanjsko domačo pisarno. Tokrat se bomo tako raje posvetili temu, kako delovni kotiček organizirati, da bo delo teklo čim bolj gladko.

Svetujemo vam, da delovni kotiček razdelite na nekaj osnovnih con:

• delovno območje,
• območje za shranjevanje in
• območje za počitek.

Ne pozabite niti na cono za kable in elektroniko ter – še posebej v današnjih časih – kotiček za spletne sestanke.

Pisalno mizo prilagodite prostoru, ki ga imate na voljo, in naravi vašega dela. Če večinoma delate za računalnikom, ne potrebujete veliko dodatnega prostora za odlaganje pred in ob računalniku. Če pri svojem delu tudi ustvarjate in razvijate ideje proč od tipkovnice, pa je smiselno poskrbeti za takšen prostor ali vsaj organizacijo, ki to omogoča.

Če imate za delovni kotiček zelo malo prostora, razmislite o kotni pisalni mizi. Če imate domačo pisarno organizirano v hodniku, izberite ožjo in daljšo pisalno mizo. V primeru, da doma delate le občasno, razmislite o zložljivi mizi, ki jo lahko postavite samo takrat, ko jo dejansko potrebujete. A tudi, če imate malce več prostora in si lahko privoščite klasično pisalno mizo, vam v primeru, da je vaš delovni kotiček v dnevni sobi, kuhinji ali je del katerega koli drugega prostora, ki ni namenjen le delu, svetujemo, da mizo postavite vsaj deloma ob steno. Tako boste prihranili prostor in hkrati poskrbeli, da bo vaš delovni kotiček vendarle ločen od ostalega prostora.

Če je mogoče, vam predlagamo, da izberete pisalno mizo, ki je dolga vsaj 120 cm in široka vsaj 75 cm. Visoka naj bo toliko, da lahko med delom sproščeno sedite z nogami plosko na tleh. Računalniški ekran naj bo, če je mogoče, vsaj 50 cm oddaljen od vaših oči. Svetloba naj nanj ne pada direktno.

Kako organizirati pisalno mizo?

Svetujemo vam, da izberete pisalno mizo z že vgrajenim predalnikom ali omaro oz. da ji dodate premični predalnik. V zgornjem predalu naj bodo pripomočki za dnevno uporabo, razdeljeni v manjše organizatorje. Na delovni površini naj ostanejo le računalnik, svetilka in pripomočki, ki jih trenutno uporabljate.

V ostale predale in omaro spravite rokovnike in različne pripomočke, ki jih uporabljate le občasno. Po uporabi jih takoj tja tudi vrnite.

Predlagamo vam, da izberete dovolj veliko mizo, da boste ob strani lahko odložili papirje in rokovnik, ki jih boste vsakodnevno uporabljali. Poskrbite le, da tam res ostanejo le tisti papirji, ostale arhivirajte, vendar bodite pozorni, da jih boste organizirali tako, da boste tiste, ki jih uporabljate tedensko ali mesečno hitro našli. Tiste, ki jih potrebujete le občasno ali jih shranjujete zgolj zaradi nuje, pa pospravite drugam.

Svetujemo vam, da pod mizo postavite še manjši koš za smeti. Vanj odlagajte le papir in čisto embalažo. Ostale smeti odnesite k drugim odpadkom. Redno ga spraznjujte, tja naj romajo tudi papirji takoj, ko jih ne potrebujete več.

Ob koncu delovnega dne namenite dve minuti ponastavitvi prostora. Dokumente vrnite v mapo, pripomočke v predal, odstranite skodelice in odpadke te pripravite mizo za naslednji dan. Kratek vsakodnevni reset je učinkovitejši kot veliko pospravljanje enkrat na teden in prepreči, da bi miza postala odlagališče.

Pisarniški stol naj bo udoben in ergonomsko zasnovan. Nuditi vam mora dobro oporo za hrbet, zato vam predlagamo nastavljive z dobro ledveno oporo. Globina sedišča naj bo takšna, da med sedenjem noge ne boste tiščali v rob in boste na njem udobno sedeli. Višina naj bo takšna, da boste med sproščenim sedenjem imeli stopala plosko na tleh, rame pa naj bodo med sedenjem sproščene. Prav vam bodo prišla tudi naslonjala za roke. Naslonjalo za hrbet pa naj bo dovolj visoko, da boste nanj lahko naslonili ves zgornji del telesa.

Predlagamo vam, da izberete vrtljivi stol. Tako boste hitreje prišli do stvari, ki jih boste potrebovali med delom. Bodite pozorni, da stol ne bo postal odlagališče za oblačila.

Delovni prostor naj bo primerno osvetljen. Predlagamo vam, da pisalno mizo postavite tako, da bo naravna svetloba prihajala v vaš delovni kotiček v čim večji meri. Vseeno se vam ne sme bleščati – pomagate si lahko s senčili in zavesami. Direktna svetloba naj prav tako ne sije direktno na ekran.

Kar se tiče umetne svetlobe, ne pozabite na plastenje. Prostor naj bo osvetljen z enakomerno glavno osvetlitvijo, na primer s stropno ali stenskimi lučmi. Pisalno mizo dopolnite s pisarniško namizno svetilko. Ta naj bo z roko, da boste lahko poskrbeli za usmerjeno osvetlitev.

Prav tako bodite pozorni, da je v delovnem kotičku dovolj močna in dovolj hladna svetloba. Svetilnost vseh luči skupaj naj bo približno do 300 lumnov na m2. Pisalno mizo osvetlite s svetilkami s hladnejšo svetlobo, torej 5.000 K in več. Za glavno luč pa izberite nekoliko toplejšo svetlobo. Nekje od 3.300 – 4.000 K. Še bolje je, če izberete luč, kjer lahko prilagajate bravo svetlobe, še posebej če se vaš delovni kotiček nahaja v dnevni sobi ali kakšnem drugem prostoru, ki ni namenjen le delu.

Več o tem, kako najbolj optimalno osvetliti delovni prostor, smo že pisali. Vabljeni k prebiranju članka.

Območje za shranjevanje je v delovnem kotičku zelo pomembno. Prostor za shranjevanje v neposredni bližini pisalne mize smo že omenili. Seveda pa boste za domačo pisarno potrebovali še več prostora za shranjevanje.

Da bi čim bolj izkoristili prostor in poskrbeli za kar najboljši sistem organizacije, vam svetujemo, da prostor za shranjevanje opremite z ozko in visoko pisarniško omaro ter dodatnimi policami. V omaro spravite stvari, ki jih potrebujete redkeje. Na sredini omare, v višini vaših oči in na dosegu rok, spravite dokumente, ki jih potrebujete najpogosteje. Tiste, ki spadajo v arhiv ali jih uporabljate redkeje, postavite na vrh in spodnji del omare. Najbolj tekoče stvari imejte pri roki. Najbolje na polici oz. policah, ki jih imate na dosegu roke.

Sestavni del delovnega kotička v dnevni sobi je pogosto tudi knjižna omara. Predlagamo vam, da za hrbtom pustite lepo urejene knjige, ki vam bodo lahko služile tudi kot kulisa pri spletnih sestankih. Eno ali dve polici izven vidnega polja računalniške kamere lahko izkoristite za shranjevanje tekočih dokumentov in rokovnikov.

Tudi pri policah sledite enaki logiki. Na tiste, ki so vam najbolj pri roki, postavite tekoče stvari. Manj pogosto kot potrebujete dokument, bolj na oddaljeno polico ga postavite. Police izkoristite tudi za kakšen okras, okvir s fotografijo ali drug osebni dodatek. Tako bo pogled na vašo domačo pisarno bolj domačen in prijetnejši.

Da boste lažje našli dokumente, jih spravite v mape in označite z nalepkami ali shranite v posebne škatle za shranjevanje z napisi. Za shranjevanje vpeljite svoj red in se ga tudi držite: recimo shranjevanje po abecedi, področjih dela, poslovnih partnerjih ali času nastanka.

Tudi kotiček za sprostitev je pomemben del vašega delovnega kotička. Če se ta nahaja v dnevni sobi, boste najbrž za počitek lahko uporabili kar sedežno garnituro.

Če se delovni kotiček nahaja nekje drugje, sploh recimo v delovnem kabinetu, pa vam predlagamo, da vanj dodate denimo vrečo za sedenje ali počivalnik. Ob njiju postavite samostoječo svetilko. Tako boste med delom lahko tudi kaj prebrali. Prav tako je pametno, da – če je to mogoče – gledata proti oknu. Tako si boste lahko med opazovanjem razgleda odpočili tudi oči.

Danes delovni kotički pogosto vključujejo veliko kablov. Najprej poskrbite, da boste imeli dovolj podaljškov, to vam bo verjetno prihranilo kar nekaj živcev. Kable uredite tako, da prostor ne bo deloval neurejen. S tem boste hkrati poskrbeli tudi za varnost. Skrijte jih v kabelske kanale in shranjevalne škatle ter jih skupaj spnite z namenskimi sponkami.

V sodobnem času se tudi sestanki pogosto selijo na splet. Če delate od doma, poskrbite, da boste imeli za ekranom s spletno kamero urejen in čim manj kaotičen kotiček. Dobra rešitev so, kot že omenjeno, urejene knjižne police. Prostor za vami lahko pustite tudi brez pohištva in steno opremite samo s kakšno lepo sliko ali stensko nalepko.